WRA Gestão em T.I.

Conheça as armadilhas que podem roubar o tempo que você dedica ao trabalho e sugar sua produtividade

Por Renata Avediani

Ao final de um dia exaustivo de trabalho, você tem a sensação de que produziu pouco ou quase nada? Quem nunca passou por isso que atire o primeiro relógio. A sensação de urgência em quase todas as tarefas do dia tomou conta da rotina de qualquer empresa, e eleger prioridades virou um problema. Para piorar, as ferramentas que deveriam agilizar o trabalho, como e-mail e celular, acabam interrompendo o ritmo e diminuindo a produtividade. Uma pesquisa realizada com 962 profissionais brasileiros no ano passado pela Tríade do Tempo, empresa especializada em gestão de tempo, mostrou que 22% dos entrevistados gastam de duas a quatro horas por dia lendo e-mails e navegando pela internet, para fins profissionais ou não. Entre eles, 92% usam o tempo regular do expediente para essa tarefa. Outro estudo, feito pela Universidade da Califórnia, acompanhou funcionários de duas empresas de tecnologia dos Estados Unidos e mostrou que o máximo que eles conseguiam trabalhar sem interrupção era 11 minutos. Esses 11 minutos, por sua vez, eram divididos em tarefas que duravam cerca de três minutos, como responder a um e-mail ou preencher um formulário. Depois disso eles eram, invariavalmente, interrompidos por colegas ou chamadas telefônicas.

Alessandro Belgamo, de 35 anos, gerente de produtos e soluções Office, da Microsoft, é um exemplo do que dizem as duas pesquisas. Até pouco tempo atrás, ele perdia um bom tempo lendo e resolvendo os problemas que chegavam pelo correio eletrônico todos os dias. Depois de ler um livro sobre administração de tempo (Take Back Your Life, Using Microsoft Outlook to Get Organized and Stay Organized, de Sally McGhee), decidiu colocar em prática algumas dicas, como reservar duas horas por dia só para cuidar dos e-mails — uma hora pela manhã, outra à tarde. E leva tão a sério esse compromisso que todo mundo já sabe que não pode contar com ele para reuniões nesse horário, por exemplo. “Percebi que poderia ser ainda mais produtivo com essa medida simples”, diz. O resultado: Alessandro agora consegue produzir mais no mesmo período a que estava acostumado. Às vezes, até vai para casa mais cedo. O carioca Marco Aurélio Kurlbaum, de 39 anos, gerente de segurança e meio ambiente da farmacêutica Roche, no Rio de Janeiro, tomou medidas mais radicais. Depois de um curso, aprendeu a identificar e a lidar com os ladrões de produtividade e passou a planejar seus dias com antecedência de uma semana. Em troca, ganhou duas horas por dia para se dedicar à família.

PERIGO POR TODO LADO
Reuniões e interrupções em excesso também estão na lista dos vilões da produtividade. A pesquisa da Universidade da Califórnia mostrou que, a cada interrupção, os profissionais levavam, em média, 25 minutos para voltar à tarefa anterior. Ou seja, 11 minutos de concentração contra quase meia hora de dispersão. Quando assumiu a gerência de compras e planejamento estratégico da Johnson & Johnson em São José dos Campos (SP), o economista José Carlos Pereira do Nascimento, de 54 anos, notou que precisava aprender a lidar com as interrupções na mesa de trabalho. Ele fez um acordo com a equipe: os assuntos deveriam ser agrupados e levados a ele de uma só vez. “Tratar problemas em doses homeopáticas é um ótimo consumidor de tempo”, afirma. As reuniões, no entanto, nunca foram problema desde que entrou na empresa. Na Johnson, reunião tem hora para começar e para terminar. Se o assunto não esgotou, uma nova reunião é marcada. “Quando você trabalha em uma empresa em que as pessoas são comprometidas com seus horários, fica mais fácil otimizar o tempo”, diz. O segredo, ensina, é definir os participantes com antecedência e ter clareza dos objetivos da reunião para convidar as pessoas certas. “Reuniões com mais de uma hora e meia e que têm mais de oito participantes estão fadadas ao fracasso”, diz Paulo Kretly, da consultoria FranklinCovey Brasil, de São Paulo. Esse tipo de reunião não serve para definir ou decidir, apenas para comunicar uma novidade ou mudança.

GENTE PRODUTIVA, AMBIENTE PRODUTIVO
Uma maneira que algumas empresas encontraram para aumentar a produtividade foi buscar soluções coletivas para gerir o tempo. Há casos em que o acesso à internet e a programas de mensagens instantâneas, como o MSN, é restrito a determinadas áreas ou horários do dia — ou até mesmo proibido. A Brasilprev, empresa de previdência privada do Banco do Brasil, em dezembro do ano passado lançou a Campanha da Produtividade. O objetivo é orientar seus profissionais a organizar melhor o período de trabalho para que tenham mais tempo fora dele. “Já conseguimos reduzir em 87% o trabalho nos fins de semana”, diz André Camargo, superintendente de gestão estratégica da empresa e um dos responsáveis pelo projeto. As salas de reunião da Brasilprev têm cartazes que estimulam pontualidade, objetividade e planejamento. O uso correto do e-mail e a organização das informações são outros pontos da campanha. Pelo menos três vezes por ano, os funcionários são estimulados a fazer uma limpeza nos arquivos do computador e na mesa de trabalho. Assim, fica mais fácil e rápido buscar documentos importantes.

A Microsoft também optou pela conscientização. Há dois anos foram implementadas regras para otimizar o tempo. “O objetivo inicial era melhorar o desempenho da equipe de vendas, que passava cerca de 20% do tempo em reuniões e lendo e-mails”, explica Gustavo Nascimento, de 32 anos, gerente financeiro da empresa e líder da área de produtividade do Ritmo — programa interno de qualidade de vida. Em um ano, esse número caiu pela metade. Satisfeita com os bons resultados, a empresa resolveu envolver todos os departamentos no programa. O foco é simples: prazos de resposta, uso de e-mail e de telefone, e reuniões.

Há vários fatores que podem melhorar a produtividade do seu trabalho. Mas, segundo Paulo, da FranklinCovey Brasil, os dois básicos são planejamento e disciplina. De acordo com uma pesquisa realizada em 2005 pela FranklinCovey, com 12 000 trabalhadores do mundo todo, apenas um em cada três planeja seu trabalho. “Ter a disciplina de sentar para planejar e depois colocar em prática o que planejou é o segredo do sucesso”, afirma. Se você espera aquela tão sonhada promoção trabalhando horas e horas a mais, cuidado. “Quem fica no escritório freqüentemente muito além do horário deixou de ser visto como funcionário-padrão e pode ser encarado como desorganizado!”, diz Christian Barbosa, diretor da Tríade do Tempo. “As empresas estão atrás de profissionais produtivos e não daqueles que passam mais horas dentro do escritório”, alerta Paulo Kretly.

REUNIÃO
Por que é um vilão?
* Em geral, elas não têm planejamento e objetivos definidos, o que leva à perda do foco.
* O horário determinado para o início não é respeitado e não há horário de término estipulado.
* Participam pessoas demais ou que não têm a ver com o assunto, resultando em excesso de conversas paralelas.
* Os participantes não se preparam adequadamente e atrapalham o dinamismo.
* Não há determinação de tarefas com datas e responsáveis, o que torna o resultado vago.

Saia dessa
* Defina os objetivos da reunião e os tópicos do que deve ser discutido e distribua a pauta com antecedência aos participantes.
* Determine um horário de início e término e seja rigoroso no seu cumprimento.
* Convoque poucas pessoas: apenas quem realmente agrega valor ao assunto — o ideal é no máximo oito participantes.
* Não deixe que ela dure mais de 1 hora e meia.
* Ao final, defina e deixe claro as tarefas, as datas e os responsáveis por cada uma elas.
* Eleja alguém responsável pelo cumprimento dos horários, do foco e da distribuição das tarefas definidas.

E-MAIL
 Por que é um vilão?
* O brasileiro gasta, em média, 3 horas por dia com e-mails*.
* O aviso de novos e-mails fica ativado e a cada nova mensagem as pessoas param o que estão fazendo para conferir.
* Em geral, falta foco nos textos, o que gera perda de tempo lendo mensagens.
* Caixa de entrada cheia dá a sensação de que as tarefas não são executadas e dificulta a busca de informações importantes.
* Em geral, não há um método de acesso a e-mails. A consulta à caixa postal é aleatória.

Saia dessa
* Defina horários durante o dia para ler seus e-mails.
* Desligue o aviso de recebimento de novas mensagens.
* Trate assuntos complexos por telefone ou pessoalmente. A capacidade de fala é mais rápida que a de escrita.
* Escreva e-mails objetivos.
* Deixe na caixa de entrada apenas itens em execução. Ao ler e-mails, resolva o que der e o resto delegue, transforme em tarefas, compromissos ou contatos.
* Crie pastas personalizadas para não perder tempo atrás de informações específicas.
* Tenha pelo menos duas contas de e-mail: uma para o trabalho e outra pessoal.

INTERNET (SITES, MSN ETC.)
Por que é um vilão?
* A navegação consome tempo sem que você perceba, e é fácil pular de link em link e perder o foco. Sites de comunidade, bate-papo e afins são viciantes.
* Os programas de mensagem instantânea, como o MSN, interrompem as tarefas a todo momento.
* Webmail pessoal é a categoria mais acessada pelo brasileiro em horário de expediente e pode distraí-lo por um bom tempo.

Saia dessa
* Estabeleça uma política pessoal de acesso à internet durante o expediente. Deixe a navegação de “lazer” para horários de pausa no trabalho. * Tenha sempre em mente o que deseja procurar na rede. Com um objetivo claro, fica mais difícil se perder.
* Evite acessar seu e-mail particular, que pode ser monitorado pela empresa. Reserve horários pós-expediente para essa função.
* O MSN pode ser uma ferramenta muito útil, mas tenha
um endereço pessoal e outro profissional. Durante o expediente, use apenas o corporativo e o acesse para conversas rápidas e para tomar informações simples.

CAFEZINHO E CONVERSAS DE CORREDOR
 Por que é um vilão?
* Quando são freqüentes atrapalham o foco das atividades. Seis paradas de 10 minutos por dia, por exemplo, desperdiçam pelo menos 1 hora diária.
* Às vezes, uma simples parada se torna uma pequena reunião ou um pequeno encontro social, que acaba tomando muito mais tempo do que o necessário.
* Se estender o papo por muito tempo, você pode acabar recebendo informações e tarefas
importantes, que poderão ser esquecidas pela informalidade da discussão.

 Saia dessa
* Evite aceitar qualquer tipo de tarefa no corredor ou no cafezinho. Peça sempre a formalização por e-mail.
* Se a conversa se prolongar, seja objetivo e corte rapidamente.
* Procure agrupar seus horários de cafezinho no retorno de reuniões ou próximos ao retorno do almoço, pois são momentos em que você já está em deslocamento.

INTERRUPÇÕES NA MESA DE TRABALHO
 Por que é um vilão?
* Podem parecer fundamentais e inofensivas a quem interrompe.
* Atrapalham o foco do trabalho na medida em que afetam a concentração.
* Se somadas ao longo do dia, representam uma boa parte do tempo de trabalho.
* Para quem não sabe dizer não, podem significar acúmulo de tarefas extras — dos outros.
* Algumas pessoas criam o hábito de sempre interromper os outros para resolver os seus problemas — que nem sempre são urgentes.

 Saia dessa
* Seja assertivo e diga não quando necessário.
* Quando preciso, deixe claro que não pode ser interrompido e tente criar uma política no
scritório para que todos respeitem este período.
* Quando interrompido em um momento inadequado, pergunte e avalie se é realmente importante. Se não, negocie uma data para resolver o problema.
* Se aceitar a interrupção, diga quanto tempo tem disponível.
* Evite deixar revistas ou objetos interessantes em cima da mesa. Eles podem chamar a atenção e distrair as pessoas, que podem interrompê-lo por um motivo fútil.

TELEFONES
 Por que é um vilão?
* Tiram a atenção de tarefas importantes ao longo do dia.
* Consomem muito tempo sem que isso seja percebido.
* Sem objetivos definidos, a conversa pode se tornar extremamente sem foco e complexa.
* Mesmo que não sejam atendidos, podem interromper e tirar a concentração de uma discussão.
* Se o celular tocar ou for atendido no meio de uma reunião, por exemplo, pode ser visto como falta de educação.

Saia dessa
* Se estiver muito ocupado, tire o telefone do gancho — caso não tenha secretária, é claro.
* Se tiver tempo disponível, atenda imediatamente. É mais rápido do que acessar a caixa postal, anotar o recado e retornar.
* Reserve um tempo na agenda para retornar as ligações.
* Mantenha o foco da conversa.
* Quando viajar, combine um horário no escritório para você ligar e resolver todos os problemas de uma só vez.
* Em reuniões ou compromissos mais formais, deixe o celular no modo silencioso ou desligado. Não haverá perigo de atrapalhar os outros ou se distrair com quem está ligando.

* De acordo com pesquisa realizada pela consultoria Tríade do Tempo com 962 entrevistados,de outubro a dezembro de 2005 Fonte:Consultoria Tríade do Tempo

No mercado coorporativo sempre existiram aspectos positivos que mereceram destaque. Muitos momentos de crise mostram várias lições positivas importantes todos os dias. É claro que tudo depende do foco. É exatamente sobre foco que trataremos ao longo deste artigo.

Em julho de 2006 a Revista Você S/A trouxe uma matéria de Luiz Carlos de Queirós Cabrera lembrando o professor Larry Greiner sobre foco. A história é a seguinte:

Certo dia seu cliente pede para você drenar o pântano. Como um bom cliente ele pergunta se você pode fazer essa atividade, se possui todas as ferramentas, combina o prazo de oito horas e o acordo está fechado.

No início do dia, pontualmente às 8h você como um exemplo de fornecedor de serviços já está no local com todas as ferramentas pronto para executar a tarefa. Antes de iniciar a tarefa, na preparação de todo equipamento surge um jacaré. O jacaré faminto ataca e você, por horas, luta bravamente contra o jacaré. Apesar de o jacaré ter-lhe ferido na perna você consegue finalmente dominá-lo. Quando você está comemorando a vitória e a sobrevivência depois de tanto esforço aparece seu cliente. Inconformado ao ver o pântano ainda cheio o cliente pergunta:

            - Por que não drenou o pântano?

            Sua resposta certamente seria:

            - Estava tentando matar o jacaré.

A Tecnologia da Informação (TI) é vista por boa parte do mercado como um jacaré. É computador que pára de funcionar, e-mail que não chega, funcionário ocioso na internet, vírus, hackers, insegurança, documento não encontrado, não cumprimento de prazos e falta de controle do fluxo de informação. Essas são reclamações comuns e vistas em qualquer tipo de negócio.

Sabemos que na área de TI existem ferramentas de qualidade para que evitemos os jacarés e ainda por cima esvaziemos o pântano com muito mais facilidade. Um grande exemplo são os bancos que são baseados inteiramente em um conjunto imenso de ferramentas relativamente simples que, juntas, trazem um resultado impressionante de controle e desempenho.

Acompanhando uma tendência mundial a Aldo trouxe para a WRA e para o mercado regional a possibilidade de conhecer melhor várias destas ferramentas e ainda mais, permitiu que o mercado descobrisse que essas ferramentas estão ao alcance de todos e de qualquer tipo de negócio. Foram várias ações que somadas trouxeram vários resultados. Hoje podemos contar com produtos de excelência indiscutível graças a um parceiro comercial local com equipe qualificada e sempre disposta a oferecer alternativas mais adequadas.

A WRA Gestão em Tecnologia da Informação sempre teve por missão cuidar da tecnologia, para que, com o melhor custo benefício, o cliente foque o próprio negócio e os seres humanos que estão envolvidos no processo da gestão da informação. Com esta missão procuramos provocar o cliente a buscar suas próprias necessidades para melhoria da gestão do negócio, garantindo estabilidade e confiabilidade ao processo.

Hoje a parceria entre WRA e a Aldo pode garantir que o número de jacarés tende a acabar graças a uma nova visão de negócio que estamos conseguindo mostrar ao mercado. A melhor tecnologia do mundo está disponível para o mercado regional e muitos empresários já estão colhendo os frutos e um investimento acertado em TI.

Vários relatos afirmam que Airton Senna era apenas 2% mais eficaz em média que outros pilotos. Roger Federer em várias partidas de final de campeonato errou mais que seu adversário. Em contrapartida acertou muito mais. A diferença entre o bom e o extraordinário sempre está nos detalhes.

Conforme o Dr. Frederico Porto escreveu em seu artigo: ?Temos de parar de nos portar como vítimas, que são aqueles que sempre colocam a culpa dos seus insucessos nos outros ao invés de se perguntarem o que podem fazer para mudar e qual a sua parcela de responsabilidade nessa situação. Dessa forma, poderemos atuar como protagonistas, pois esta inocência não resolve nada, ao contrário, ela nos torna impotentes?.

Segundo pesquisas realizadas recentemente seriam necessários mais 600.000 profissionais na área de T.I. para suprir a demanda atual brasileira para alcançarmos níveis semelhante aos da Índia (em relação à Tecnologia).

O que você acharia de um funcionário que pega R$10 da empresa, às 10h e vai à panificadora tomar um café e volta 1 hora depois? Por que as empresas permitem, mesmo que sem saber, que seus funcionários usem ferramentas de entretenimento em seu ambiente de trabalho?

Muitos funcionários acreditam que o “seu” computador do escritório faz parte do seu entretenimento diário, claro, em horário comercial. Outro aspecto a considerar é que muitos empresários não acreditam na eficiência da tecnologia.

“Cuidar da tecnologia, para que, com o melhor custo benefício, o cliente foque o próprio negócio e os seres humanos que estão envolvidos no processo da gestão da informação”.